Brauche ich so was?
Wenn Sie sich das Buzzword-Bingo durchgelesen haben, besser noch die detaillierteren Beschreibungen der einzelnen Konzepte, dann wissen Sie jetzt im Groben, was es mit Begriffen wie EDI, EAI oder SOA auf sich hat. Nun ist die Frage, ob Sie selbst „so was“brauchen können und wenn ja, was denn genau.
1.Frage: Wie sieht Ihre IT-Landschaft aktuell aus?
Es gibt nach wie vor Unternehmen, bei denen die IT aus ein paar PCs mit
Office-Paket und E-Mail-Programm besteht. Bestellungen kommen telefonisch
oder per Fax, Bestände hat der Lagerist im Kopf und Lieferscheine werden manuell ausgefüllt. Größere IT-Systeme? Fehlanzeige. Wenn das gut läuft und kein Geschäftspartner nach EDI-Prozessen verlangt, können Sie das Thema erst einmal abhaken und dieses Handbuch beiseite legen.
Die meisten Firmen arbeiten heute allerdings nicht mehr so, und wenn man eine gewisse Größe erreicht hat (oder mit entsprechend großen Geschäftspartnern arbeitet), bleibt irgendwann nichts anderes übrig, als einen Geschäftsvorgang nach dem anderen zu digitalisieren. Und wie schon in der EAI-Beschreibung angesprochen, geschieht das oft Stück für Stück. Irgendwann hat man dann eine bunte Sammlung von IT-Systemen, die alle unterschiedliche Datenformate und Schnittstellen haben und sich erst mal so gar nicht miteinander verstehen.Vielleicht sind Sie über diese Phase schon hinaus und haben in den letzten Jahren ein Sammelsurium von C-Programmen, Shell-Scripten oder gar Excel-Macros gebastelt, um irgendwie Daten von einem System zum anderen zu bekommen. Nicht zu vergessen die großen Kunden oder Lieferanten, die Ihnen seit einiger Zeit einfach Daten in einem (von denen!) bestimmten Format aufbürden. Da diese nun mit Strafzahlungen drohen, wenn Sie ihnen nicht endlich Ihre Daten im selben Format zusenden, steht bereits der Programmierer in den Startlöchern, um auch hierfür neue Programme und Scripte zu stricken, von denen jedes irgendwie (ein Glück, wenn er in einem halben Jahr selbst noch weiß, wie) eine spezielle Aufgabe erledigt. Und kommt ein Geschäftspartner mit etwas anderen Anforderungen, sind die nächsten paar tausend Codezeilen fällig.Bitte: Ziehen Sie die Notbremse! Sie kommen ja in Teufels Küche, wenn Sie so weitermachen! Ganz davon zu Schweigen, was passiert, wenn der Programmierer ausfällt. Zumindest bei Ihnen. Dann stehen Sie da mit Unmengen von Sourcen und ohne die geringste Ahnung, was da im Hintergrund abläuft. Oder, wie Sie jemals etwas daran ändern sollen.
2.Frage: Wie genau sind Ihre Anforderungen für die Zukunft?
Was passiert bis jetzt im Raum zwischen den einzelnen IT-Systemen und zwischen Ihrem Unternehmen und der Außenwelt? Das sollten Sie erst mal gründlich analysieren. Findet Kommunikation mit der Außenwelt praktisch nicht statt? Dafür sind aber Daten zwischen Ihren eigenen Systemen zu transportieren und abzugleichen? Das geht in Richtung EAI, evtl. auch ETL.
Kommen Bestellungen von draußen rein und müssen Bestellbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen verschickt werden? Geben Sie regelmäßig elektronische Kataloge an Ihre Kunden raus? Haben Sie LKWs auf der Straße, deren Positionen zu ermitteln sind (über GPS-Dienste)? Wann immer Daten von außen zu Ihnen und umgekehrt fließen sollen, ist das ein EDI-Thema.
Welche Art von Systemen steht bei Ihnen so rum? Datenbanken? SAP? Ältere WaWi-Software, die nur proprietäre Dateiformate ex- und importieren kann? Das entscheidet, wie und womit ein evtl. zu beschaffendes EAI- oder EDI-System kommunizieren können muss. Und wie spricht die Außenwelt mit Ihnen? Bisher bekommen Sie Excel-Dateien? Bleibt das so?
Sollte das System nicht auch allgemeine Standards beherrschen, um für die Zukunft gerüstet zu sein? Also EDIFACT, X12, XML etc.? Läuft alle Kommunikation per Mail oder sind sichere Übertragungswege wie AS2 oder SSH-basierte Kommunikation gefordert? Diese Punkte entscheiden, was das zu beschaffende System können muss. Und wenn Sie so drüber nachdenken kommt einiges zusammen, oder? Ein spezielles EDI- oder EAI-System reicht vielleicht nicht mehr, da die Aufgaben beider Bereiche abgedeckt werden müssen. Oh, nicht zu vergessen der regelmäßige Abgleich zwischen ein paar internen Datenbanken, ein ETL-Thema. Und dann gibt’s da ja noch Ihre Kunden, die gerne Anfragen z.B. zu aktuellen Lagerbeständen an Sie schicken möchten, was sich mit WebServices wunderbar erschlagen lässt. Dann können Sie entweder mehrere, auf den jeweiligen Bereich spezialisierte Tools einsetzen oder aber ein einziges, das zwar vielleicht nicht immer an die Bestleistungen von Spezialtools heranreicht, dafür aber alles unter einem Dach vereint.
3.Frage: Was soll das jeweilige Tool noch bieten?
Abgesehen von den Fähigkeiten im EAI-, EDI- oder ETL-Bereich gibt es auch noch andere Aspekte zu beachten: Darf das neue Tool ein ganz bestimmtes System voraussetzen (Linux/Unix, Windows, gar AS400/iSeries) oder erwarten Sie, dass es plattformunabhängig ist? Oder noch besser:
mit nur wenigen Klicks, ohne Programmierung, containerbasiert mit Docker installieren. Wie ist die Bedienbarkeit? Muss man erst eine Art Programmiersprache erlernen, bevor man die Software überhaupt zum Arbeiten bewegen kann, oder stehen die fachlichen Dinge im Vordergrund, während die Bedienung eher intuitiv erfolgt (bei diesem Punkt sollte man allerdings bedenken, dass EDI und EAI hochkomplexe Prozesse beinhalten, die selbst ein Fachmann nicht mit links „zusammenklickt“ – also bitte keine zu hohen Erwartungen an die Intuitivität!)?
Welche Rolle spielt die Lizenzierung in Ihrem Unternehmen? Lizenzen kaufen oder mieten? Am Besten wäre doch hochgradig flexibel. Also on-premise (Cloudanbieter) ohne technischen Mehraufwand. Hier empfehlen die EDI-Experten die Möglichkeit einer Dongle-basierten Installation.
Wie sieht das Monitoring aus? Hat man immer einen guten Überblick, ob alles rund läuft oder irgendetwas hakt und man eingreifen muss? Werden Sie bei Problemen aktiv vom System benachrichtigt? Wie wichtig ist Ihnen die Übersichtlichkeit? Warum nicht einfach das Dashboard der HTML5-Oberfläche ganz einfach über den Browser öffnen und damit schnell und unkompliziert alle wichtigen Systeminformationen anzeigen lassen. Egal mit welchem Device (ob Laptop, Tablet oder Handy), an welchem Ort und zu jeder Zeit. Die Devise: any place, any time, any device!
Bei geschäftskritischen Daten kommt es auch auf Datensicherheit an. Können z.B. Rechnungen über die gesetzlich geforderte Frist archiviert werden? Werden alle wichtigen Daten und Logs für Nachforschungen greifbar gehalten? Gerade im EDI-Umfeld können weitere, spezielle Anforderungen dazukommen. Zum Beispiel gilt in einigen Ländern immer noch die Pflicht zur digitalen Signatur bestimmter Daten (besonders Rechnungen). Innerhalb Deutschlands ist die Pflicht ja zum Glück schon längst wieder abgeschafft, aber wenn man mit bestimmten anderen Ländern Geschäfte macht, muss ein Signatursystem angebunden werden können. Und: Ein Standard-Tool bietet oft eine schier unüberblickbare Fülle von Funktionen, doch wie es der Teufel will, haben Sie noch eine ganz bestimmte Anforderung, die sich damit nicht „out of the box“ erfüllen lässt. Bestehen dann Möglichkeiten, das System selbst zu erweitern? Nicht jeder hat einen Programmierer im Haus, aber wenn, dann sollte die eingesetzte Software doch Schnittstellen bieten, über die man sich einklinken und eigene Erweiterungen unterbringen kann. Oder bietet zumindest der Hersteller an, solche Erweiterungen für Sie zu entwickeln?
Last but not least: Wie sieht’s mit dem Support aus? Wie schnell reagiert der Hersteller auf Probleme? Hilft er auch bei einfacheren Fragen weiter? Was hört man so über ihn? Stundenlanges Warten in der Kunden-Hotline war gestern. Warum nicht mit einem Klick direkten Support erhalten, mittels detaillierter Erklärfilme oder kontextbezogener
Dokumentationen.
Ist Ihnen bei Frage 1 aufgefallen, dass so ein Tool gar keine schlechte Idee wäre? Dann überdenken Sie die Punkte zu Frage 2 und 3 gut. Wenn Sie wissen, was Sie von der Software erwarten, die Sie suchen, schauen Sie sich auf dem Markt um, lassen sich von den verschiedenen Herstellern Ihre wichtigsten Szenarien bewerten (Geht es überhaupt? Wie viel Aufwand ist es?) und schauen Sie, welches Produkt die meisten Ihrer Wünsche erfüllt. Kann sein, dass es nicht das Billigste ist, aber besser Sie investieren einmal richtig, als immer wieder mit Mehrarbeit, Pannen und Zeitverlust dafür zu büßen, das falsche Programm gekauft zu haben.
Zur Abrundung können Sie sich auch im Netz oder bei anderen Unternehmen Ihrer Branche umhören, ob jemand eines der favorisierten Produkte kennt und was er über Produkt, Hersteller, Support usw. aus eigener Erfahrung zu sagen hat. Auch die EDI-Experten der Lobster GmbH stehen Ihnen bei allen Fragen rund um EDI und EAI zur Seite (information@lobster.de).